Insight · Oktober 29, 2024

Cara Menjadi Virtual Assistant? Intip 6 Jobdesk dan Skill Utamanya!

Virtual Assistant menjadi salah satu pekerjaan online yang menarik dan sedang banyak dicari saat ini. Perkembangan teknologi AI memang banyak dimanfaatkan saat ini, namun tidak bisa menggantikan keunggulan manusia. 

Melalui kecanggihan teknologi, Anda dapat memanfaatkannya sebagai bantuan alat ketika menjadi VA profesional. Kelebihan lainnya yaitu pekerjaan ini bisa dilakukan di mana saja.

Pendahuluan

Pekerjaan sebagai VA saat ini populer karena menghadirkan banyak keuntungan, baik bagi klien maupun VA itu sendiri. VA memiliki kendali atas jadwal pekerjaannya. 

VA bisa dikerjakan di rumah, sehingga Anda tetap bisa lebih banyak berkumpul dengan keluarga dan teman. Hal tersebut yang membuat pekerjaan ini kian populer di era digital.

Peluang menjadi virtual assistant terbuka semakin lebar karena Anda bisa bekerja di berbagai industri. Selain itu, terbuka kesempatan untuk bekerja dengan lebih dari dua klien. 

Apa Itu Virtual Assistant?

Sumber gambar: Unsplash

Di era digital saat ini banyak peluang kerja, salah satunya yang sedang booming yaitu menjadi VA. Profesi high demand ini banyak dibicarakan di berbagai forum pekerjaan digital.

Virtual Assistant adalah pekerjaan independen dengan tugas utama memberikan pelayanan berkaitan dengan administrasi untuk klien, baik perorangan maupun bisnis.

Meskipun asisten virtual ini kemunculan awalnya karena pandemi, namun hingga sekarang terus tumbuh seiring permintaan yang meningkat. 

Jenis Bisnis yang Membutuhkan VA

Sudah disinggung sebelumnya bahwa asisten virtual dapat bekerja di berbagai bidang. Berikut ini beberapa jenis bisnis yang membutuhkan profesi virtual assistant:

  • Perusahaan rintisan
  • Properti
  • Akuntan dan pembukuan
  • Perdagangan elektronik 
  • Bisnis TI
  • Manajemen basis data
  • SDM
  • Firma hukum

Manfaat Menggunakan VA bagi Bisnis

Banyak manfaat menggunakan virtual assistant untuk bisnis, antara lain:

Praktis

Menggunakan jasa VA jauh lebih praktis jika dibandingkan asisten secara fisik. Bisnis dapat Anda atur kapan saja tanpa menghadirkan kerumitan. 

Efisien

Baik secara waktu dan biaya, pilihan menggunakan VA akan jauh lebih efisien. Anda tidak harus bertemu secara langsung untuk pekerjaan.

Cukup memberi perintah melalui platform akan jauh lebih efisien. Selain itu, Anda juga tidak perlu menyediakan ruangan kerja untuk VA.

Sistematis

Pekerjaan yang dikerjakan AV harus akurat. Oleh karena itu, profesi ini lebih sistematis dalam mengatur agenda dan pekerjaannya selalu tepat waktu.

6 Jobdesk Utama Virtual Assistant

Jika ingin memahami profesi virtual assistant secara mendalam, tentu harus mengetahui apa saja tugasnya. Berikut ini tugas dan tanggung jawab utama VA:

Sebagai Asisten Pribadi 

Pekerjaan utama freelancer virtual assistant yaitu mengurus administrasi yang dibutuhkan klien. Sebab, klien umumnya memiliki kesibukan, sehingga tidak bisa mengurus perihal administrasi.

Seperti asisten pribadi pada umumnya, Anda bertanggung jawab terhadap tugas berikut ini:

  • Mengatur jadwal
  • Menyusun agenda
  • Melakukan panggilan telepon
  • Menyusun meeting

Data Entry

Jenis pekerjaan asisten virtual selanjutnya yaitu data entry. Pekerjaan ini membantu klien memasukkan data, seperti:

  • Melakukan pengumpulan data
  • Memeriksa data
  • Menghapus data yang sudah tidak dibutuhkan
  • Memasukkan data

Sosial Media Management

Tidak terpaku pada tugas-tugas yang berhubungan dengan data, profesi VA juga membantu mengelola media sosial klien. Tugas virtual assistant yang berkaitan dengan mengelola media sosial antara lain:

  • Mengatur jadwal penayangan konten
  • Membalas komentar
  • Membalas pesan
  • Memantau insight

Fakta menarik VA di bidang media sosia biasanya tidak hanya dibutuhkan perusahaan. Sebab, influencer atau KOL juga membutuhkan seorang asisten profesional di bidang mengelola media sosial. 

Customer Service

Virtual assistant juga dibutuhkan oleh beberapa perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau produk. Tugas utama profesi ini yaitu membantu melayani pelanggan atau sebagai customer service. 

Pada tahap awal, pelanggan yang tertarik dengan jasa atau produk, mereka akan konsultasi terlebih dahulu. Umumnya, VA akan melayani konsultasi tersebut. 

Email Manager dan Komunikasi

Role virtual assistant selanjutnya yang banyak dicari perusahaan luar negeri yaitu sebagai email manager. Tanggung jawab tugas ini yaitu mengecek dan mengelola email klien.

Ketika ada email penting, maka Anda harus melaporkannya kepada klien. Walaupun tugas ini dipandang sepele, namun bagi sebagian orang yang sibuk tentu sulit untuk mengelola email.

Pembukuan dan Pengelolaan Keuangan

Ada banyak VA yang menjalankan tugas membantu perusahaan dalam hal mengelola keuangan. Sebagian besar profesional di bidang ini memiliki latar belakang bidang keuangan.

Beberapa tugas utama dari virtual assistant di bidang pembukuan dan pengelolaan keuangan antara lain:

  • Mengurus faktur
  • Entri data buku besar
  • Rekonsiliasi bank

Skill Utama yang Diperlukan Seorang Virtual Assistant 

Jika ingin melamar lowongan pekerjaan virtual assistant, maka Anda harus menguasai beberapa skill utama, seperti:

Skill Manajemen Waktu

Keahlian untuk mengatur waktu harus Anda miliki, sebab dalam satu hari harus mengerjakan berbagai macam tugas. Apalagi jika Anda sudah memiliki lebih dari satu klien, maka harus memastikan tugas terselesaikan dengan baik.

Skill Komunikasi

Walaupun sehari-hari sudah terbiasa komunikasi dengan banyak orang, tapi untuk menjadi VA tentu harus menguasai komunikasi secara lisan dan tulisan.

Ketika mendapatkan klien dari luar negeri, maka harus bisa menggunakan bahasa Inggris untuk berkomunikasi dengan baik.

Keahlian Organisasi

Kemampuan pengorganisasian akan membantu Anda dalam hal mengkoordinir pekerjaan. Keahlian ini akan membuat seorang VA lebih produktif dan bisa menggunakan waktunya dengan baik.

Melalui keahlian ini, Anda bisa belajar menjadi virtual assistant professional karena dapat memprioritaskan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensi. 

Kemampuan Teknologi dan Digital

Pekerjaan VA berkaitan erat dengan komputer dan teknologi lainnya. Oleh karena itu, Anda wajib memiliki kemampuan komputer dasar, contohnya mengoperasikan aplikasi dan software lainnya.

Menguasai kemampuan ini juga akan membuat pekerjaan Anda lebih praktis dan efisien.

Problem Solving dan Kapabilitas

Menjadi seorang virtual assistant harus memiliki kemampuan memperhatikan hal-hal dengan lebih mendetail. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang akan berdampak besar untuk klien.

Anda juga harus memiliki kemampuan problem solving yang baik karena mungkin terjadi perubahan kebijakan perusahaan. Sebab, ada kalanya harus menemui kendala selama bekerja.

Melalui kemampuan menyelesaikan masalah yang baik, tenggat waktu pekerjaan akan terpenuhi.

Multitasking dan Ketelitian

Mengasah kemampuan berpikir kritis akan dibutuhkan dalam keseharian. Berpikir kritis akan membantu Anda mengatasi situasi sulit dan membuat keputusan yang tepat. 

Hal ini berkaitan dengan banyaknya tugas yang Anda tangani. Selain itu, diperlukan juga kemampuan tidak terbatas pada satu bidang saja. 

Untuk menghindari kesalahan, multitasking harus diimbangi dengan ketelitian. 

Cara Menjadi Virtual Assistant

Peluang karir sebagai VA sangat menggiurkan. Faktanya sebanyak 49 persen perusahaan global membutuhkan lebih dari 1.000 VA.

Untuk memulainya, simak cara menjadi virtual assistant berikut ini:

Mempelajari Dasar-dasar VA

Anda bisa mempersiapkan diri dengan mengikuti sejumlah pelatihan agar bisa menjadi VA yang berkompeten. Ada banyak pelatihan gratis dan berbayar yang bisa dipilih. 

Upaya mengikuti pelatihan ini bertujuan agar Anda menguasai dasar-dasar tugas VA dan mengembangkan keahlian. 

Misalnya, Anda bisa mengikuti pelatihan komunikasi agar bisa berkomunikasi baik dengan para klien. 

Membangun Portofolio atau Resume

Untuk mendapatkan banyak klien, Anda perlu melakukan personal branding. Bangun portofolio agar tampak profesional. 

Manfaatkan website pribadi atau media sosial untuk branding diri sebagai asisten virtual. Ceritakan pengalaman sebagai VA. 

Gunakan portofolio untuk membangun kepercayaan calon klien dan membangun jaringan bersama dengan VA lainnya. 

Mendaftar di Platform VA atau Freelance

Cari lowongan sebagai asisten virtual jika sudah bersiap membangun karir pada profesi ini. Anda bisa mulai mencari lowongan di LinkedIn, Indeed, dan banyak lagi.

Selain itu, pekerjaan sebagai virtual assistant dapat Anda temukan pada situs-situs freelancer, seperti Upwork, Fiverr, dan banyak lagi 

Strategi Pemasaran Diri

Memiliki website portofolio merupakan salah satu syarat wajib jika ingin menjadi serang VA. Portofolio akan menampilkan contoh pekerjaan dan testimoni dari klien.

Hal ini akan membantu memudahkan Anda mendapatkan klien baru. Adanya testimoni juga akan membuat website bisa menjalin kerjasama. 

Klien bisa dengan bebas mengakses portofolio untuk membantu mempertimbangkan kerjasama yang tepat. Manfaatkan juga media sosial yang bisa Anda hubungkan dengan link website portofolio.

Menentukan Tarif dan Negosiasi dengan Klien

Menentukan jenis pelayanan bisa Anda sesuaikan dengan kemampuan yang dikuasai. Selanjutkan identifikasi skill untuk menentukan layanan virtual assistant yang tepat. 

Setiap layanan yang ditawarkan VA tentu memiliki tarif berbeda. Tarif virtual assistant tergantung pada jasa yang ditawarkan. 

Untuk menentukan tarif yang tepat, Anda bisa mengecek berapa tarif umum yang diberlakukan. Cari pada situs-situs informasi gaji atau lowongan kerja.

Selain tarif umum, Anda juga bisa mempertimbangkan tarif berdasarkan pengalaman. Jika masih pemula, tarif seorang VA mulai Rp279.000 per jam.

Sedangkan jika sudah memiliki pengalaman, maka bisa mematok tarif mulai Rp544.000 per jam. Pastikan besaran fee yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan kerja.

Selain itu, Anda perlu mengatur sistem pembayaran gaji apakah berlaku tarif per jam, harian atau kontrak. 

Keuntungan dan Tantangan Menjadi Virtual Assistant

Kebutuhan virtual assistant untuk privat company juga mengalami kenaikan hingga 65 persen. Namun tentu ada keuntungan dan tantangan yang dihadapi oleh profesi ini.

Keuntungan Menjadi VA

Menjadi asisten virtual menghadirkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa keunggulan profesi virtual assistant yang bisa Anda pertimbangkan:

Mendapatkan Kesempatan Global

Sebagai seorang asisten virtual, Anda memiliki kesempatan pada pasar lokal saja, melainkan bisa mendapatkan klien dari seluruh dunia. 

Untuk memperluas jaringan profesionalitas, Anda bisa mempelajari berbagai budaya bisnis dari berbagai pengalaman. Selain memperkaya pengalaman, keahlian juga semakin terasah.

Memiliki Banyak Sumber Pendapatan

Meskipun penghasilan sebagai VA sangat bervariasi, namun cukup kompetitif. Selain itu, Anda bisa memiliki kesempatan memiliki lebih dari satu klien.

Ketika sudah mendapatkan banyak klien, maka secara otomatis sumber pendapatan semakin bertambah.

Diversifikasi Tugas 

Umumnya, virtual assistant akan mengerjakan banyak tugas mulai dari mengurus media sosial hingga administrasi. Hal tersebut memungkinkan VA dapat mengembangkan keahlian baru.

Mampu melakukan beraneka ragam tuas akan mengasah kemampuan dan mendatangkan lebih banyak peluang kerja baru.

Tantangan yang Harus Dipahami

Menjadi seorang VA terdengar sebagai pekerjaan impian dan mudah karena bisa dikerjakan di rumah. Namun, ada beberapa tantangan profesi virtual Assistant yang harus Anda pahami:

Menghadapi Klien yang Beragam

Setiap kien tentu memiliki karakter dan ekspektasi berbeda. Anda harus bisa beradaptasi ketika menghadapi beberapa tipe klien agar bisa menyesuaikan gaya kerja sesuai dengan kebutuhan.

Tantangan Teknologi

Virtual assistant harus selalu memperbarui kemampuan sesuai dengan teknologi terbaru. Adakalanya masalah teknis bisa muncul kapan saja.

Oleh karena itu, pastikan Anda memiliki rencana cadangan dan jangan ragu untuk mempelajari hal-hal baru. 

Keamanan Data

Menjaga kualitas pekerjaan memang menjadi tantangan tersendiri. Sebagai VA juga harus menangani banyak informasi penting dan sifatnya rahasia.

Oleh karena itu, pastikan selalu menggunakan perangkat lunak dengan keamanan tingkat tinggi. Selalu perbarui kata sandi secara berkala. 

Konsistensi Kualitas Pekerjaan

Tantangan terbesar yang tidak boleh diabaikan yaitu menjaga kualitas pekerjaan. Anda harus konsisten agar kualitas pekerjaan terus meningkat. 

Untuk memudahkannya, Anda bisa membuat panduan kerja demi memastikan semua tugas terselesaikan sesuai standar.

Tantangan Mengembangkan Karir

Meskipun bekerja dari rumah, Anda tetap perlu membangun jaringan atau networking secara profesional. Sebaiknya mengikuti komunitas VA, menghadiri seminar hingga bergabung dengan seminar online.

Menghadapi Perubahan yang Cepat 

Dunia digital berubah sangat cepat dan Anda harus beradaptasi dengan perubahan tersebut. Perubahan dapat terjadi pada alat kerja, platform hingga kebijakan dari klien. 

Penutup

Saat ini telah banyak orang memilih asisten virtual sebagai pekerjaan tetap mereka. Terlebih lagi banyak VA yang berusia di atas 40 tahun masih aktif bekerja.

Hal tersebut tentunya prospek menjadi VA masih menguntungkan secara jangka panjang. Terlebih lagi Anda bisa mendapatkan penghasilan fantastis dengan bekerja secara remote menjadi keunggulan tersendiri.

Waktu yang fleksibel, hemat biaya dan mendapatkan kesempatan global merupakan keunggulan dari pekerjaan ini. Bonusnya, Anda bisa mempelajari banyak hal termasuk penggunaan teknologi dan mengenal kebiasaan bisnis secara luas.

Hal tersebut tentu akan memberikan nilai plus dan membantu membangun branding kuat sebagai asisten virtual. Terlebih lagi banyak perusahaan di berbagai bidang membutuhkan profesi ini.

Jangan ragu untuk memulai karir menjadi visual assistant professional. Anda bisa mulai mempelajari apa saja tugasnya dan terus mengasah keahlian yang diperlukan agar pendapatan menjadi bertambah.